LES COMMUNICATIONS SCRIPTÉES : POURQUOI ET COMMENT ?

AVEZ-VOUS PENSÉ À AUTOMATISER UNE PARTIE DE VOS COMMUNICATIONS PAR COURRIEL POUR SAUVER VOTRE PRÉCIEUX TEMPS ?

D’abord, lorsque l’on parle d’automatisation de courriels, il faut savoir que 99% des gens regardent leurs courriels à chaque jour, et qu’un temps précieux y est dédié. C’est ce qui rend la question soulevée par ce blogue pertinente.

  • Que devrais-je mettre dans mes courriels ?
  • Quels sont les scénarios qui reviennent très fréquemment que je peux prévoir ?
  • Comment mes courriels peuvent avoir l’air organique tout en étant automatisés ?
  • Automatiser quoi et comment ?
Dans un univers d’affaires où vous avez de plus en plus d’interactions et de moins en moins de temps, prévoir vos communications revient à mieux gérer votre temps.

QUELS COURRIELS PEUVENT ÊTRE Automatisés ?

Voici quelques scénarios qui reviennent fréquemment et qui méritent que vous preniez le temps de créer un document dans Word ou dans votre Google Drive afin de sauver du temps pour le mettre là où ça compte.

  • La prise de rendez-vous
  • La réponse que vous ne pouvez donner tout de suite
  • Les remerciements
  • La prise de nouvelle (brise-glace)
  • Le suivi client sur certains aspects

LA PRISE DE RENDEZ-VOUS

Avec les outils CRM (outils de gestion client) disponibles, il n’y a vraiment pas de bonnes raisons de ne pas automatiser le processus de prise de rendez-vous. Des outils sont même disponibles gratuitement afin de lier votre agenda à un logiciel de prise de rendez-vous automatique en fonction de vos disponibilités. Ces outils évitent le « back and forth » entre les différents intervenants pour la prise de rendez-vous. Assurez-vous de mettre de bonnes règles pour ne pas avoir une rencontre à Montréal et une à Laval 15 minutes plus tard, cela pourrait être fort contrariant.

Par exemple : Bonjour XYZ, comme nous cherchons tous les deux à prendre un rendez-vous afin de parler affaires, voici un lien vers mon logiciel de prise de rendez-vous, à remplir en fonction de tes disponibilités : https://calendly.com/mablanchette

Au plaisir d’échanger très bientôt.

Meilleures salutations, Marc-André

LA RÉPONSE AVEC DÉLAI

Vous n’êtes pas toujours en mesure de donner une réponse dans la minute, vous êtes peut-être en rencontre client, débordé, en colloque, en commission parlementaire. Vous avez bien vu le courriel passer, mais vous ne pourrez y donner suite immédiatement. Il est à ce moment possible de prévoir une réponse générique que vous pourrez envoyer au cas, en mettant un message d’absence dans votre outil courriel. Vous pouvez aussi prévoir une réponse pour l’envoyer immédiatement, pour fins de suivi ultérieur.

Par exemple : Bonjour XYZ, j’ai bien reçu votre courriel, je le traiterai avec plaisir très prochainement, mais pour le moment, je suis soit en mode rédaction, en rencontre stratégique ou sur un appel avec un client.

Une touche un peu plus personnelle : Si vous constatez que je n’ai pas donné suite après 48h à votre demande, s’il vous-plaît me réacheminer votre courriel.

Cordialement, Marc-André

LES REMERCIEMENTS

Si vous connaissez les règles de base de la bienséance, vous conviendrez avec moi qu’il est important de remercier les gens. Qu’il s’agisse de vos partenaires, vos clients, des gens que vous avez rencontré, des gens qui vous ont aidé, des gens qui vous ont inspiré. Toutes les raisons sont bonnes pour remercier. Je ne connais personne qui n’aime pas se faire remercier pour une bonne action.

Par exemple : Bonjour XYZ, j’ai eu le plaisir de te croiser [insérer occasion de rencontre]. Ce fut un grand plaisir d’échanger avec toi. Merci beaucoup pour cela, je suis impatient de te recroiser pour continuer la discussion entreprise.

Meilleures salutations, Marc-André

LA PRISE DE NOUVELLES APRÈS UN CERTAIN TEMPS

Tout le monde en affaires sait qu’il est parfois difficile de maintenir de bonnes relations pendant un temps soutenu. On perd des gens de vue, d’autres se rapprochent de nous. Le plus important demeure de s’intéresser aux gens et de prendre des nouvelles fréquemment. On ne sait jamais ce qui peut surgir d’une discussion. On ne sait pas toujours où les personnes avec qui nous sommes en contact sont rendues.

Par exemple : Bonjour XYZ, j’ai pensé à toi l’autre jour, [insérer circonstances]. Je me suis demandé ce que tu fais présentement, puisqu’il y a déjà un bon moment que je n’ai pas pris de tes nouvelles.

À très bientôt j’espère, Marc-André

LES ÉLÉMENTS RELATIFS À CERTAINES ÉTAPES DE LA GESTION CLIENT

Le suivi client est parfois lourd et ardu, puisque nous avons souvent l’impression de déranger. Pourquoi alors ne pas automatiser en partie certaines étapes des suivis avec les clients ? Vous avez besoin qu’il remplisse un document, qu’il fasse un paiement, qu’il vous donne une date idéale pour un prochain suivi. Les scénarios sont nombreux et nécessitent une intervention en profondeur. Afin de bien travailler au succès de cette étape, il faut connaître les différents éléments de votre relations avec le client, connaître les éléments importants de votre cycle de vente, de la distribution de votre produit ou service, entre autre.

J’ai une balayeuse IRobot à mon domicile, et un chien. Si je lance une séquence automatique de balayage de ma salle de séjour tôt le matin et que mon chien n’a pu se retenir pendant la nuit, cela pourrait constituer un échec d’automatisation de tâches ménagères. C’est la même chose avec les automatisations de communication. Elles doivent être le plus organique possible et ne pas constituer de risque organisationnel.

POUR ALLER PLUS LOIN DANS L’AUTOMATISATION ET LA TRANSITION NUMÉRIQUE

Afin d’aller un peu plus loin dans la réflexion, je propose d’adopter l’approche de mon proche collaborateur et champion de l’optimisation de procédés, David Picard, fondateur de La Boîte B2P (mon proche collaborateur). C’est un stratège d’expérience qui fait l’évaluation des éléments automatisables au sein des communications d’entreprise, que j’ai le plaisir de rédiger pour nos clients. 

Son approche est très simple, générer des « flowchart » de vos activités de ventes, de marketing et de communications. Ensuite, déceler les éléments qui sont automatisables et préparer un plan de transition numérique, étape par étape. C’est une démarche prudente et continue, basée sur l’expertise industrielle de mon acolyte, à laquelle j’ai le plaisir de collaborer.